「気が利くね」「いつも助かるよ」
そんな言葉をかけられて、少し誇らしい気持ちでまた誰かのミスをこっそり直す。散らかったデータを黙って整理し、不備のある書類を「ついでだから」と自分の手元で修正してあげる。
もしあなたが今、そんな「善意」で現場を支えているとしたら、残酷な真実を言わなければなりません。
あなたのその優しさは、組織という体の血管を少しずつ詰まらせ、やがて再起不能にする「猛毒」です。
「ありがとう」の裏で、仕組みが壊れていく
バックオフィスやPMOの現場には、必ずと言っていいほど「気が利く人」がいます。彼らは優秀です。カオスな状況を察知し、綻びを見つければ、誰に言われるでもなくサッと手を差し伸べる。
でも、その瞬間に何が起きているか。
本来なら「なぜこのミスが起きたのか？」「どうすれば二度と起きないか？」と議論されるべき改善の種が、あなたの優しさという土に深く埋められて、見えなくなってしまうのです。
現場の人間は、自分がミスをしたことにすら気づきません。「あ、なんか上手くいった」という勘違いをしたまま、また同じ質の低い仕事を出し続ける。そしてあなたは、それをまた「ついでに」直してあげる。
これが、現場が永遠に進化を止め、特定の個人に依存し始める「属人化」の入り口です。
あなたが「神対応」をするほど、現場は腐る
「神対応」なんて言葉、実務の現場ではクソ食らえです。
人間一人の根性や気配りで回っている現場は、システムとして「敗北」しています。あなたが気を利かせて10分で直してあげたその「ついで作業」のせいで、数千万円かけて導入したはずのITツールはただのゴミと化し、本来作られるべき効率的なフローは日の目を見ることがありません。
「自分が頑張れば、プロジェクトは回るから」
その自己犠牲は一見美しく見えますが、実は「仕組みを作るという面倒な仕事」から逃げているだけではないでしょうか。
「冷徹な優しさ」を取り戻せ
本当に現場を愛しているなら、安易に手を差し伸べてはいけません。
ミスはミスとして露呈させ、不備は不備として突き返す。誰かが困り、業務が止まり、悲鳴が上がって初めて、組織は「あ、これじゃダメだ」と気づき、ようやく重い腰を上げて仕組み化やツール導入に動き出します。
あなたの仕事は、誰かの尻拭いをすることではありません。
誰がやっても、どんなに疲れている人がやっても、同じ結果が出る「仕組み」を整えること。そのためには、時に「気が利かない人」になりきる冷徹さが必要です。
この記事では、あなたの善意がどうやって組織を壊していくのか、そのドロドロとしたメカニズムをえぐり出し、私たちが目指すべき「本当の優しさ（仕組み化）」について、地に足をつけて考えていきます。
1. 「ついで作業」が、組織を内側からボロボロにする理由
「あ、データの形式がバラバラだな。ついでに直しておこう」
「ファイル名が適当だけど、まあ私がリネームすれば済む話か」
事務局やバックオフィスの現場で、あなたは一日に何度、この「ついで」を繰り返しているでしょうか。
この、たった数分で終わるはずの小さな親切こそが、組織を内側からじわじわと脆くさせる「静かな毒」です。なぜなら、その「ついで作業」が行われた瞬間、本来そこにあるべき「ルールの欠如」や「システムの不備」という痛みが、麻痺してしまうからです。
痛みを感じない体は、致命傷に気づけない
医療の世界では、痛みは「異常を知らせるサイン」として極めて重要です。プロジェクトも同じです。
不備のあるデータ、命名規則を無視したファイル、入力漏れ……。これらはすべて、現場が正常に機能していないことを示す「組織の悲鳴」です。
ところが、気が利くあなたが「ついでに」直してしまうことで、その悲鳴は誰の耳にも届かなくなります。
本来なら「入力フォームを改修すべきだ」「運用ルールを徹底させるべきだ」と、根本治療を行うべきタイミングなのに、あなたの善意という鎮痛剤のせいで、問題は「無かったこと」にされます。
痛みの原因を放置したまま、鎮痛剤だけを打ち続ける。これが、現場の内部腐食が静かに、しかし確実に進んでいくメカニズムです。
「たった5分」という甘い計算が招く人件費の垂れ流し
「自分が5分で直せば済むことに、わざわざ時間をかけて会議をしたり、ツールを作ったりするのは非効率だ」
あなたはそう思うかもしれません。しかし、その「5分」を一生続けるつもりでしょうか。
あなたがその「ついで」に費やす時間は、プロジェクトの期間、あるいはあなたがそのポジションにいる限り、永遠に積み上がっていきます。
- 1日5分の「ついで」 × 20営業日 ＝ 1ヶ月で100分
- 100分 × 12ヶ月 ＝ 年間で20時間
一人の優秀な人間が、一年間で丸二日以上もの時間を、ただの「誰かの尻拭い」だけに費やしている。これを「効率的だ」と呼べるでしょうか。しかも、あなたが異動したり、体調を崩して現場を離れた瞬間、その「年間20時間分の不備」は一気に爆発し、残されたメンバーの上に降りかかります。
「綺麗なアウトプット」という名の目隠し
「ついで作業」の最も恐ろしい点は、提出される資料やデータが「綺麗になってしまう」ことです。
管理職やクライアントは、あなたが裏で泥臭く修正したことなど露ほども知りません。届けられた完璧な資料を見て「このプロジェクトは順調だ」と誤解します。
現場のフローは穴だらけなのに、表面だけが美しく整えられている。この「見せかけの迷彩」が蔓延すると、いざという時に誰も本当の問題に気づけません。
あなたが良かれと思って整えたその「見た目」のせいで、組織は真の課題から目を逸らし続け、気づいた時には手遅れ——つまり、再起不能なまでの属人化と非効率の沼に沈んでいるのです。
2. 属人化の正体：優秀な人が「ボトルネック」に変わる瞬間
「この件は、〇〇さんに聞かないと進まない」
「〇〇さんが休みの日には、この業務には誰も触らない」
プロジェクトの現場で、特定の個人がこのような「聖域」になっている状態をよく見かけます。そして多くの場合、その聖域に鎮座しているのは、誰よりも責任感が強く、気が利く優秀な人です。
周囲は感謝の言葉を口にするでしょう。「〇〇さんがいてくれて本当に助かる」と。しかし、厳しい現実を突きつければ、その状態は組織としての**「敗北宣言」です。あなたが何でも拾い、ブラックボックスの中で解決し続ける限り、あなたは組織の守護神ではなく、成長を止める「ボトルネック（瓶の首）」になっているのです。
「あなたがいなきゃ困る」は呪いの言葉である
「あなたがいなきゃ困る」という言葉は、一見、最高の褒め言葉に聞こえます。しかし、プロフェッショナルな事務局やPMOの視点で見れば、これは「この業務フローは欠陥品です」という警告でしかありません。
特定の個人がいなければ回らない業務は、もはや仕組みとは呼べません。
あなたが気を利かせて、マニュアルにない細かな調整や「暗黙の了解」で不備を埋め続ける限り、後任は育たず、周囲の人間は「自分で考えること」をやめてしまいます。あなたの「優しさ」が、周囲を思考停止に追い込み、組織から自浄作用を奪い去っているのです。
人間が「システムの継ぎ目」になってはいけない
本来、業務フローというものは、誰が担当しても同じ成果が出るように、ツールやルールによって舗装されていなければなりません。しかし、気が利く人は、その舗装されていないデコボコ道を、自分の足腰（根性や気配り）で無理やり走り抜けてしまいます。
本来ならツールを導入したり、入力規則を縛ったりして埋めるべき「業務の穴」を、あなたの時間と精神力を削って埋めている状態。これは、あなたが「人間パッチ」として、壊れたシステムの継ぎ目を必死に手で押さえているようなものです。
あなたが手を離せば（現場を離れれば）、その穴は再び露呈します。その時、後に残されるのは、使い物にならないマニュアルと、思考停止したメンバー、そして修復不能なまでに複雑化した「謎の独自ルール」だけです。
「自分の価値」を尻拭いに求めるな
なぜ、私たちはここまで「気が利く人」で居続けてしまうのでしょうか。
それは、誰かの尻拭いや、自分にしかできない細かい調整をすることで、「自分の居場所」を確保しようとする心理が、無意識のうちに働いているからです。
「私がいなければ、このプロジェクトは大変なことになる」という実感が、自分の存在意義になってしまう。これは非常に危うい依存状態です。
真のプロフェッショナルとしての価値は、自分がいなくても現場が最高のパフォーマンスで回り続ける「美しい仕組み」を残すことにあります。
自分の首を絞めながら感謝の言葉で痛みを紛らわせるのは、もう終わりにしましょう。あなたがボトルネックという「呪縛」から解放されることは、あなた自身がより高度な判断（意思決定）に時間を使うため、そしてプロジェクトという組織が健全に呼吸を始めるための必須条件なのです。
3. 「改善の機会」を奪う、神対応の罪深さ
現場で「神様」と崇められるほどの対応をする。それは一見、プロフェッショナルな仕事に見えます。しかし、バックオフィスやPMOの戦略的な視点に立てば、その場しのぎの神対応は、組織が健全に変わるための「絶好のチャンス」を奪い去る行為に他なりません。
ミスが起き、業務が滞り、誰かが困る。その「不都合な事実」こそが、業務フローを改善し、ツールを導入し、仕組みをアップデートするための最大のエネルギー源なのです。あなたがその火種を優しさで消し止めてしまうたびに、組織は進化のタイミングを逃し続けています。
失敗は「仕組みの欠陥」を知らせるアラートである
例えば、現場のメンバーが提出してきたデータの形式が間違っていたとします。
ここであなたが「今回だけは私が直しておきますね」と笑顔で対応してしまったら、そのメンバーは「今のやり方で問題ない」と誤認します。そして、明日も、来週も、同じ間違いを繰り返します。
本来なら、そのミスは「今の入力方法には無理がある」「マニュアルが分かりにくい」という仕組みの欠陥を知らせるアラートだったはずです。
あなたが神対応をしてしまうことで、そのアラートはかき消され、問題の根本原因は放置されます。これは優しさではなく、将来の大きなトラブルを育てる「放置」と同じです。
組織の「経験値」を横取りしてはいけない
組織が成長するプロセスは、失敗から学び、それをルールやツールに落とし込む作業の積み重ねです。
あなたが一人で問題を解決し、裏側で綺麗に整えてしまうことは、チーム全員が共有すべき「失敗から学ぶ経験値」を、あなた一人が独占してしまっている状態**でもあります。
- 「なぜこのエラーが出たのか？」
- 「どうすれば誰でも間違えずに済むか？」
こうした議論の場を奪い、自分一人で完結させてしまうことは、長期的にはチームを虚弱体質にしていきます。あなたがいないと何も解決できない、トラブルに耐性のない「ひ弱な組織」を作っているのは、実はあなたのその献身的な振る舞いなのです。
「嫌われる勇気」が、本当の仕組み化を生む
本当の意味で現場を良くしたいのであれば、時に「冷たい人」と思われる勇気が必要です。
不備のあるものは、「ここが間違っているので、ルール通りに直してください」と差し戻す。あるいは、「今のやり方ではミスが防げないので、ツールを導入しましょう」と声を上げる。
これは、一時的に現場の空気を悪くするかもしれません。面倒な議論を巻き起こすかもしれません。しかし、その「摩擦」があって初めて、人は重い腰を上げ、本質的な改善（仕組み化）へと動き出します。
目の前の誰かを一時的に楽にすることと、組織を永続的に強くすること。
どちらが本当の優しさなのか。地に足をつけて考えれば、答えは明白です。神対応という甘い誘惑を断ち切り、あえて「問題」を表面化させること。それこそが、現場を救うためのPMOとしての誠実さではないでしょうか。
4. 仕組み化とは、人間を信じない「究極の愛」である
「仕組み化」や「システム化」という言葉を聞くと、どこか冷たく、人間味のないものに感じるかもしれません。しかし、泥臭い現場を渡り歩いてきた人間からすれば、これほど温かく、情け深い考え方は他にありません。
本当の仕組み化とは、「人間は間違えるし、疲れるし、時にはやる気もなくす弱い存在だ」という冷徹な事実を、100%受け入れることから始まります。その弱さを個人の努力や気合でカバーさせるのではなく、誰がどんな状態であっても等しく成果が出るように「土台」を整える。これこそが、現場で働く人間に対する究極の愛です。
「気をつける」という言葉の無責任さ
現場でミスが起きたとき、最も無意味で無責任な対策は「今後は気をつけます」という精神論です。
人間の注意力ややる気は、天候や体調、前日の睡眠時間によって簡単に左右される、極めて不安定なリソースです。そんな不確かなものにプロジェクトの命運を預けるのは、優しさでもなんでもありません。単なる「設計放棄」です。
「気が利く人」が個人の根性でミスを拾い続ける現場は、暗にメンバー全員に対して「お前らも同じように気を使え、24時間365日完璧であれ」と強いているのと同じです。
一方で、仕組み化された現場はこう言います。
「疲れていても、ミスをしても大丈夫なようにしておいたよ」
どちらが本当に人間を大切にしている現場かは、言うまでもありません。
ツールは「人を縛るもの」ではなく「守るもの」
私たちがExcelの関数を組み、Pythonでツールを書き、UI（使い勝手）にこだわるのは、単に作業を速くするためだけではありません。
「ここで間違った入力をしたらエラーが出るようにしよう」
「このボタン一つで、複雑な計算が誰でも終わるようにしよう」
こうした工夫の一つひとつは、現場の人間が「怒られなくて済むように」「不安を感じなくて済むように」するための防波堤です。人間を信じない（＝人間の能力に過度な期待をしない）からこそ、ツールという鋼の仕組みで人間を徹底的に守る。この「システム的な冷徹さ」こそが、現場のストレスを最小限に抑える、地に足のついた優しさの本質です。
余った「心」をどこに使うか
仕組み化の本当のゴールは、人間を機械にすることではありません。
事務作業や単純な確認といった「誰がやっても同じはずの仕事」を仕組みに預けることで、人間にしかできない「考えること」「相談に乗ること」「新しいアイデアを出すこと」に、脳と心のメモリを空けてあげることです。
「気が利く人」が尻拭いに費やしていたそのエネルギーを、現場の空気を明るくしたり、未来の戦略を練ったりすることに向けられたら、プロジェクトはどれほど強くなるでしょうか。
人間を信じないことで、人間を自由にする。
この逆説を受け入れたとき、あなたの「気が利く」という才能は、誰かのミスを直すためではなく、誰もがミスをせずに済む「美しい仕組み」を創り出すための、真の武器へと進化します。
5. 「気が利く人」から「仕組みを作る人」へ脱皮するための3ステップ
「今日から気が利かない人になってください」と言われても、染み付いた習慣はすぐには変えられません。目の前で困っている人がいれば、つい手が動いてしまうのがあなたの良さだからです。
大切なのは、その「気遣い」の出口を変えることです。誰かのミスをこっそり直すエネルギーを、二度とミスが起きない「仕掛け」を作るエネルギーへと転換しましょう。
ステップ1：「3秒」だけ、直す手を止める
不備を見つけた瞬間、脊髄反射で修正作業に入るのをやめてください。マウスを握る手を一度離し、3秒だけ自分に問いかけます。
「これを私が直して、明日この現場は1ミリでも良くなるか？」
答えはノーです。あなたが直せば、現場は現状維持のまま、あなたの時間だけが削られます。
まずは「直したい」という衝動を抑え、その不備を「記録」することから始めてください。何が、どこで、どう間違っていたのか。その事実を証拠として残すことが、改善への第一歩になります。
ステップ2：痛みを「見える化」して共有する
これまであなたが裏で処理していた「尻拭い」を、表の舞台に引きずり出します。
といっても、犯人探しをして誰かを責める必要はありません。
「データの形式が違うので、私が直しておきました」と報告するのではなく、「データの形式が違うせいで、集計ツールが止まってしまいました。今後どう防ぎましょうか？」と、あえて「問題」としてテーブルに乗せるのです。
「あなたがいないと困る」状態から、「この仕組みのせいでみんなが困っている」状態へと視点をずらす。痛みをチーム全員で共有して初めて、重い腰が上がります。
ステップ3：二度手間を「ツール」で封じ込める
二回以上同じ修正をしたなら、それはもう「個人の注意」で解決できるフェーズを超えています。ここで、うしろぽっけが最も得意とする「ツールの力」を借ります。
- 入力形式を間違えようがないExcelフォーマットを作る
- Pythonスクリプトで不備を自動検知し、即座にアラートを出す仕組みを作る
- 誰がやっても同じ結果が出るボタン一つで完結するツールを置く
あなたが「気を利かせて」頑張るのではなく、「ツールに気を利かせる」ように設計するのです。一度ツールを作ってしまえば、あなたはもうその業務に縛られません。あなたの代わりに、ツールが24時間365日、文句も言わずに現場を守り続けてくれます。
6. まとめ：あなたの不在でも回る現場こそが、最高の成果である
事務局やPMOとして、究極の目標は何でしょうか。
それは、あなたが現場からいなくなったとしても、何一つ変わらずにプロジェクトが力強く進み続けることです。
「私がいなきゃダメだ」と思っているうちは、まだ二流です。
「私がいなくても、この仕組みがあるから大丈夫」と言い切れる現場を作り上げること。それこそが、一時の感情的な感謝を超えた、プロフェッショナルとしての「本当の優しさ」の到達点です。
孤独な「神対応」を卒業しよう
今まで一人で抱え込み、誰にも気づかれないところで汗を流してきたあなた。その努力は立派ですが、もう自分をすり減らすのは終わりにしましょう。
あなたが作るべきは、綺麗な資料ではなく、誰もが迷わずに済む「道」です。
気が利くというその素晴らしい才能を、これからは「人間を甘やかさない、でも人間に優しい仕組み」を創るために使ってください。
一歩踏み出すのは勇気がいります。「冷たい人だ」と思われるのが怖いかもしれません。でも、その恐怖を乗り越えた先にしか、チームの本当の成長も、あなたの自由もありません。
地に足をつけて、一歩ずつ。
誰の犠牲の上にも成り立たない、美しく、そして強靭な現場を一緒に作っていきましょう。
もう、自分を削ってまで
「気が利く人」でいるのはやめませんか？
誰にも言わずに不備を直し、こっそりデータの体裁を整える。あなたのその素晴らしい「気遣い」を、これからは自分の時間を奪うためではなく、チーム全員が楽になる「仕組み」を作るために使いましょう。
うしろぽっけは、あなたが反射的にやってしまっている「名もなき尻拭い」を、誰がやっても同じ結果が出るツールへと置き換えるお手伝いをします。まずは、あなたが今日「ついでに」やってしまったその作業、私たちに聞かせてください。
※あなたの「優しさ」を
持続可能な「ツールの力」へ進化させます。
