【GPTsの作り方】月額3,000円で作る「もう1人の自分」。自分専用AIに総務マニュアルを覚えさせる手順

「体がもう一つあればいいのに」

電話を取りながらチャットを返し、山積みの書類を横目に時計を見る。繁忙期のオフィスで、誰もが一度は願うことではないでしょうか。

でも現実には、自分は一人しかいません。

人を雇う予算もなければ、そもそも誰かに仕事を教えるための「引き継ぎマニュアル」を作る時間さえ取れないのが、現場のリアルな悩みだと思います。

そこで今回提案したいのが、月額約3,000円（20ドル）で雇える「文句を言わない新人」こと、ChatGPTのカスタム機能「GPTs（ジーピーティーズ）」です。

「AIなんて難しそう」と身構える必要はありません。

これは魔法の杖ではなく、単純に「あなたの業務メモを読み込ませて、あなたの代わりに考えさせる」ための実務ツールです。プログラミングの知識は一切不要。必要なのは、普段あなたがデスクで書き留めている「メモ書き」だけです。

私自身、エンジニアではありませんが、この「もう1人の自分」をデジタル上に作ることで、単純作業から解放され、精神的な余裕を少しだけ取り戻すことができました。

今のあなたの仕事をそのまま「分身」に任せるための、最も現実的で具体的な手順をお伝えします。

そもそも「GPTs」とは？普通のChatGPTと何が違うの？

「ChatGPTならもう使っているよ」という方も多いかもしれません。

しかし、普段使っている無料版のChatGPTと、今回作成する「GPTs（自分専用AI）」には、決定的な違いがあります。

それは、「あなたの会社の事情（ローカルルール）」を知っているかどうかです。

普通のChatGPTは「超優秀な派遣スタッフ」

通常のChatGPTは、インターネット上のあらゆる知識を持っています。しかし、あなたの会社のことは何も知りません。

例えば「休暇申請の返信メールを書いて」と頼んでも、一般的なビジネスメールは返してくれますが、「うちは申請書を3日前に出すルールなんだけど…」といった内部事情までは考慮してくれません。

毎回、「私はこういう会社の総務で、就業規則はこうなっていて…」と説明するのは、非常に手間がかかります。

GPTsは「マニュアル完備の専属アシスタント」

一方でGPTsは、事前に「記憶」を持たせることができます。

「就業規則」や「過去のメール履歴」「自分がよく使う言い回し」などをあらかじめ読み込ませておくことで、何も言わなくても「いつものあの感じですね」と動いてくれるようになります。

指示出し不要
「これ返信して」だけで通じる。
ブレない
毎回同じクオリティ、同じトーンで出力される。

この「文脈を理解している」という点こそが、単なる便利ツールではなく「もう1人の自分（分身）」と呼べる理由です。

準備するもの（これだけでOK）

この「分身」を作るために必要なものは、実はたったの2つだけです。特別なソフトも、ハイスペックなパソコンも必要ありません。

1. ChatGPT Plusアカウント（月額約3,000円）

ここだけはコストがかかります。GPTsの作成と利用には、有料プラン（ChatGPT Plus）への加入が必須です。

月額20ドル（約3,000円前後）は、個人の出費としては安くありません。

しかし、「文句も言わず24時間働いてくれる優秀なアシスタント」を月3,000円で雇うと考えれば、これほどコストパフォーマンスの良い投資はないと私は割り切っています。まずは1ヶ月だけ試して、役に立たなければ解約するのも一つの手です。

2. 覚えさせたい「業務メモ」

これがAIの脳みそになります。

「立派なマニュアルなんてない」と諦める必要はありません。むしろ、AIに読ませるデータは形式ばった書類よりも、現場のリアルなメモの方が役に立ちます。

メモ帳（.txt）
「電話が来たらまず聞くことリスト」などの箇条書き。
過去のメール
自分が送信したメールの中で「これはうまく書けた」と思うものをコピペしたもの。
PDF/Word
もしあれば、社内規定や就業規則などのファイル。

これらをパソコンのフォルダにまとめておくだけで、準備は完了です。

うしろのポケットに無造作に突っ込んであった「走り書きのメモ」こそが、最強の教材になります。

【実践】3ステップで終わるGPTsの作り方

ここからは実際の作成手順です。

画面はすべて英語ですが、押す場所は決まっているので安心してください。まるで「スマホの連絡先登録」をするような感覚で設定できます。

手順1：作成画面を開く

ChatGPTの画面左上にあるメニューから「Explore GPTs（GPTを探す）」をクリックし、さらに右上の「Create（作成）」ボタンを押します。

すると画面が左右に分割されます。

左側
設定を作る場所（Create / Configure）
右側
プレビュー画面（設定したAIをテストする場所）

この「左側」を使って作業を進めます。

手順2：マニュアルを渡す（ここが最重要！）

左上のタブを「Create」から「Configure（設定）」に切り替えてください。ここがAIの「脳みそ」を作る場所です。

下の方にスクロールすると、「Knowledge（知識）」という項目があり、「Upload files」というボタンがあります。

ここをクリックして、準備しておいた「業務メモ（テキストやPDF）」を選択し、アップロードします。

これだけで、AIはこのファイルを「自分の記憶」として認識します。

手順3：AIにキャラ設定をする

同じく「Configure」画面の上部に、「Instructions（指示書）」という大きな入力欄があります。

ここに、このAIの「性格」と「役割」を入力します。日本語で大丈夫です。

【入力例】

あなたは、勤続10年のベテラン総務担当者です。

アップロードされた「Knowledge（社内規定）」に基づいて、社員からの問い合わせに答えてください。

トーン： 丁寧かつ、簡潔に。

ルール： 規定に載っていないことは「判断できません」と答えてください。勝手に創作しないでください。

入力が終わったら、右上の「Save（保存）」ボタン（またはUpdate）を押し、「Only me（自分のみ）」を選んで保存します。

これで、あなただけの「分身」の完成です。

実際に使ってみた（Before / After）

作ったばかりの「総務AI」に、実際に仕事を投げてみました。

Before（これまでの私）

社員から「慶弔休暇って何日もらえるんでしたっけ？」とチャットが来る。

↓

ファイルサーバーの奥底にある「就業規則.pdf」を開く。
「慶弔」で検索をかける。
該当ページを目視で確認する。
「親等によりますが、1〜3日です。詳しくは添付の…」と手打ちで返信する。

所要時間：約5分（＋集中力が切れるストレス）

After（GPTs導入後）

GPTsのチャット欄に、社員からの質問をコピペして投げるだけ。

「慶弔休暇について聞かれた。返信書いて」

↓

AIの回答：

「お疲れ様です。就業規則第X条に基づき、以下の通り回答案を作成しました。

お問い合わせありがとうございます。

慶弔休暇の日数は、対象となる方との続柄により異なります。

配偶者・子・父母：○日

祖父母・兄弟姉妹：○日

申請の際は、勤怠システムより『休暇届（慶弔）』を選択してください。

よろしくお願いいたします。」

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