1. 共有フォルダの「深さ」が招く見えない業務損失
人事、総務、経理。バックオフィスが管理する情報は、その性質上、極めて多岐にわたります。多くの現場では「共有フォルダ」にファイルを格納していますが、運用が長くなるほど以下の構造的欠陥が顕在化します。
- 物理的なクリック数の増加
目的のファイルに辿り着くまでに「部署名 ＞ 年度 ＞ プロジェクト名 ＞ 成果物」と何度もダブルクリックを繰り返す必要があります。 - 情報の属人化
「あの資料は〇〇さんのフォルダの中にある」という暗黙知に頼ることで、担当者の不在がそのまま業務の停止に直結します。 - バージョン管理の崩壊
フォルダ内に「最新」「修正版」「確定」などのファイルが混在し、どれが正解か判断するための確認作業が恒常的に発生します。
これらの「探しもの」に費やされる時間は、一人一日5分であっても、チーム全体では年間で膨大なコスト（時間）の損失となります。この損失を物理的に削減する仕組みが「社内ポータル」です。
2. 社内ポータルとは何か？（バックオフィスにおける定義）
一般的に「社内ポータル」と聞くと、大手企業が導入する数千万円規模のシステム掲示板機能が中心のグループウェアを想像しがちです。
しかし、「うしろぽっけ」が提案する社内ポータルは、より現場の実務に特化した「情報の最短ルート」を指します。
2-1. 共有フォルダの「地図」としての機能
複雑なフォルダ階層を一度忘れ、Webサイトのように「ボタン一つ」で目的の場所へ飛ばす役割です。
- 入口の統一
全員が同じ「入口（ポータル）」をブラウザのホーム画面に設定することで、情報の置き場所を覚える必要がなくなります。 - 視覚的な整理
フォルダ名（文字）だけで判断するのではなく、アイコンや色分けによって直感的に必要な情報を見分けられるようにします。
2-2. リンク集との決定的な違い
「エクセルでリンク集を作れば十分ではないか？」という意見がありますが、実務においては以下の3つの壁が立ちはだかります。
| 比較項目 | エクセルのリンク集 | うしろぽっけ社内ポータル |
|---|---|---|
| 同時アクセス | 読み取り専用になる、動作が重い | 100人以上でも同時にサクサク閲覧可能 |
| スマホ対応 | 画面が崩れる、拡大が必要 | レスポンシブ仕様でスマホからも最適表示す |
| メンテナンス | 誰かが壊す可能性がある | 管理者以外が構造を壊す心配がない |
| UIデザイン | 罫線とセルの制限 | ぷっくり |
3. 「うしろぽっけ」仕様の技術的な優位性
私たちが提供するポータルキットは、現場に「余計な工数とコスト」をかけさせないことを最優先に設計しています。
- サーバー契約不要（静的HTML構成）
通常、Webサイトを動かすにはサーバーが必要ですが、このキットは「静的ファイル」のみで構成されています。今お使いの共有フォルダ（NASなど）にドラッグ＆ドロップするだけで、その瞬間からWebサイトとして動作します。 - レスポンシブ・スマホ対応
PCの前にいない総務の現場確認や、移動中の人事担当者でも、手元のスマホから社内規定や連絡先を即座に確認できます。 - UI/UXへのこだわり
「使いにくい道具は使われなくなる」という10年のPMO経験から、デフォルメされた親しみやすいデザインを採用し、操作のハードルを徹底的に下げています。
4. 拡張機能：リンク集から「司令塔（コックピット）」へ
ポータルキットの真の価値は、静的なリンク集に留まらない拡張性にあります。将来的にデータ連携を組み込むことで、以下のような「動く管理画面」を構築できます。
- 案件進捗のリアルタイム表示
問い合わせ管理表やタスクリストのCSVデータを読み込み、「未完了案件：〇件」といった数値をトップ画面に自動表示します。 - 期限管理の通知機能
経理の振込期限や人事の契約更新期限など、直近のデッドラインをポータル上で強調表示し、見落としを防ぎます。 - レポートの自動出力
蓄積された業務データをグラフ化し、会議用の報告資料としてそのまま使える形式で出力可能です。
5. 事業としての透明性：無料と有償の線引き
「うしろぽっけ」では、バックオフィス支援のために100個のツールを公開することを目標に掲げています。このポータルキット自体は無料で配布していますが、ビジネスとしての継続性と責任を担保するため、以下のカスタマイズには対価をいただいております。
- 個別設計・コードの書き換え
「自社の特定の管理表と連携させたい」「独自の複雑なレイアウトを構築したい」といった、個別の実務に深く入り込むカスタマイズは、設計・開発・検証の工数（時間）が発生するため、有償（お仕事）として承っています 。 - 対価をいただく理由
人事や経理といったミスが許されない業務を支える以上、適当な作り込みはできません。責任を持って安定稼働する「道具」を提供し続けるための対価として、工数に応じた費用をご提案しています。
6. まず足元を整えることから始める
膨大なマニュアルやファイルに囲まれるバックオフィスにおいて、情報を整理することは「仕事のための準備」ではなく、それ自体が「生産性を高める本質的な業務」です。
現在、法人設立準備中であり、私自身に大きな組織や資金があるわけではありません 。
しかし、10年間現場で感じてきた「もっとこうなればいいのに」という思いを、一つひとつのコードに込めています。まずは無料版で、共有フォルダが整うことによる「事務ストレスの軽減」を実感してください。
