ある平日の朝、一本の電話が鳴ります。
「すみません、急に体調を崩してしまって……しばらく入院することになりました」
電話の主は、あなたの会社の経理・総務を一手に引き受けている、勤続10年のベテラン社員です。
受話器を置いた瞬間、心配する気持ちと同時に、経営者としての冷静な判断力が問われることになります。
「今日の給与振込、代行できる人間はいるか？」
「税理士への連絡事項はどこにある？」
「そもそも、この業務PCのパスワードは？」
もし、これらの問いに即答できないのであれば、あなたの会社の業務フローは、「特定の個人の記憶と健康」に過度に依存している状態と言わざるを得ません。
中小企業や小規模事業者において、バックオフィス業務をたった一人（あるいはご家族のみ）で担っているケースは非常に一般的です。
彼ら・彼女らは責任感が強く、会社の要（かなめ）です。しかし、その「優秀さ」に頼り切った結果、業務の手順が周囲から見えなくなり、担当者自身も「私が休むと業務が止まる」という重圧を一人で背負い続けています。
この記事は、大企業のような大規模なBCP（事業継続計画）の解説書ではありません。
資金も人手も限られた現場が、「ノート1冊」と「少しの工夫」で、いかにして業務の停止リスクを防ぐか。 その具体的かつ現実的な手順をまとめた、実務のためのガイドブックです。
信頼と表裏一体の「属人化リスク」
「うちは大丈夫。あの人に任せておけば万事うまくいく」
「長年の付き合いだから、言葉にしなくても伝わる」
多くの経営者は、バックオフィス担当者に対して全幅の信頼を寄せています。それは素晴らしい関係性ですが、ビジネスの継続性という観点では、ひとつの「脆弱性（もろさ）」にもなり得ます。
バックオフィス業務は、問題なく回っている時ほど、周囲からはその中身が見えにくいものです。
経営者が細部を把握せず「任せた」と一任することで、業務プロセスは担当者独自のやり方で最適化されていきます。それは効率的である反面、「その人以外には扱えない」という状況を静かに作り出してしまいます。
一方、任された担当者もまた、苦悩しています。
「私がやらなければ」という責任感から、体調が悪くても無理をして出社し、休暇を取ることを躊躇してしまう。その結果、業務のマニュアル化や共有が進まず、結果として「代わりがいない状況」が固定化されてしまうのです。
これは誰が悪いわけではありません。限られたリソースで戦う中小企業が陥りやすい構造的な課題です。しかし、放置すれば経営に直結するリスクとなります。
業務が停止する「5つの具体的場面」
担当者が不在になった時、具体的にどのような業務支障が出るのでしょうか。
単に「不便になる」だけではなく、会社の信用や資金繰りに直結する5つの場面をシミュレーションします。
1. 資金決済の停止リスク
最も影響が大きいのが、金融機関の操作です。
現代の振込業務はネットバンキングが主流ですが、操作には「ID」「パスワード」に加え、セキュリティ用の「ワンタイムパスワード（トークンやアプリ）」が必要です。
もし、認証用アプリが入ったスマートフォンが担当者の私物であったり、トークンが鍵のかかった引き出しの中にあったりした場合、どうなるでしょうか。
口座に残高があっても、送金操作が一切できません。給与の遅配や、取引先への支払遅延は、たとえ1日であっても企業の信用を大きく損なう可能性があります。
2. 請求・入金サイクルの乱れ
「月末に締めて、翌月初に請求書を出す」。この定例業務が滞ることも重大なリスクです。
過去の請求データや取引条件（締め日や端数処理のルールなど）が、担当者の頭の中や個人PCの中にしかない場合、誰も正しい請求書を作成できません。
結果として入金が翌月にずれ込んだり、誤った金額で請求してトラブルになったりと、キャッシュフローと顧客関係の両面に悪影響を及ぼします。
3. 行政手続きの遅延とペナルティ
税金の納付や社会保険の手続きには、厳格な期限が設けられています。
例えば、源泉所得税の「納期の特例」の時期を逃せば延滞税が発生しますし、退職者の社会保険喪失手続きが漏れれば、会社は不要な保険料を負担し続けることになります。
これらは金銭的な損失だけでなく、税務署や年金事務所からの信頼低下を招き、不要な調査のきっかけにもなりかねません。
4. インフラ契約の更新漏れ
ドメイン（○○.com）やサーバー、業務システムの契約更新は、年単位で行われることが多く、見落とされがちです。
更新通知のメールが担当者の個人アドレスにしか届かない設定になっていると、未払いで突然サービスが停止する恐れがあります。ある日突然、ホームページが閲覧できなくなったり、全社員のメールが使えなくなったりすれば、復旧までの機会損失は計り知れません。
5. 重要書類の所在不明
「契約書の原本はどこ？」「実印の保管場所は？」
書類のファイリングルールが共有されていない場合、必要な書類一つを探すために、経営者が半日を費やすことになります。
特に銀行融資の申請時や、トラブル対応時など、一刻を争う場面で書類が見つからないことは、経営判断の遅れに直結します。
「共有」は、担当者を自由にするための第一歩
ここまで読んで、「耳が痛い」と感じた経営者の方、あるいは「自分のことだ」と責任を感じた担当者の方もいらっしゃるかもしれません。
特に担当者の方にお伝えしたいのは、「情報を自分以外でも扱える状態にする」ことは、決してあなたの社内価値を下げるものではないということです。
「自分しか知らない業務」を抱え込むことは、一見すると社内での居場所を守ることに繋がるように思えます。しかしそれは同時に、「絶対に休めない」「自分がいなければ会社が回らない」という重すぎるプレッシャーを、自分自身に課すことでもあります。
真にプロフェッショナルなバックオフィス担当者とは、自分がいなくても業務が回る仕組みを作り上げ、会社に「安定」を提供できる人です。
情報をオープンにし、業務を標準化することは、あなた自身を日々の作業から解放し、より付加価値の高い業務に注力したり、安心して有給休暇を取得したりするための「切符」を手に入れることと同義なのです。
アナログでも確実な「緊急時対応ノート」を作る
では、何から始めればよいのでしょうか。
いきなり高機能なツールを導入したり、完璧なマニュアルを作成したりする必要はありません。
最も確実で、コストをかけずに始められる対策は、「1冊のノート」を用意することです。
BCPの第一歩は「引き継ぎノート」から
デジタル化が進む現代ですが、緊急時の備えとしてあえて「紙のノート」を推奨します。理由はシンプルです。
- アクセス性の確保
災害時やPCの故障時でも、物理的に手に取れば誰でも情報にアクセスできます。 - 更新の容易さ
変更があれば、手書きで修正するだけで済みます。 - 管理のしやすさ
鍵付きの金庫等で保管すれば、情報漏洩のリスクをコントロールしやすくなります。
このノートに、会社を動かすための「急所」となる情報を集約し、封筒に入れて封印します。そして、「私に何かあった時、あるいは緊急時以外は開けないでください」と伝えて、経営者や信頼できるパートナーと保管場所を共有してください。
「もしもの時は、あのノートを見れば最低限のことは分かる」
そう思えるだけで、経営者の不安は解消され、担当者も安心して休みを取ることができるようになります。これこそが、最もコストパフォーマンスの高い危機管理対策です。
【実践】ノート1冊で会社を救う「3つのリスト」
精神論はここまでにして、具体的な作業の話をしましょう。
あなたが用意した大学ノート（あるいはセキュリティのかかった1枚のExcelシートでも構いません）に記すべき情報は、大きく分けて3つです。
私が過去、担当者不在の現場に飛び込んだ際「これさえあれば、あのパニックは防げたのに」と痛感したものばかりを厳選しました。
リスト1：アカウント情報の「在り処」と「認証」
IDとパスワードが必要なのは言うまでもありませんが、現代のセキュリティにおいて最も厄介なのは「2段階認証」です。
実際にあった「冷や汗」事例
かつて私が支援に入ったある企業での話です。経理担当の方が急病で連絡が取れなくなりました。社長はネットバンキングのIDとパスワードを知っていたので、「なんとかなるだろう」と高をくくっていました。
しかし、ログイン画面で最後に求められたのは「ワンタイムパスワード」でした。
その数字を表示する「ハードウェアトークン」がどこにあるか誰も知らなかったのです。
結局、机の引き出しの奥底から電池切れ寸前のトークンが見つかるまで、丸一日、全社員で宝探しをする羽目になりました。
この経験から言えることは、ID・パスワードだけでなく、以下の情報をセットで記録する必要があるということです。
- サービス名称・URL
（意外と「どの銀行のどの支店か」が即座に出ないことがあります） - ID / パスワード
（直接書くのが怖ければ、ヒントや、分割して記載する工夫を） - 【最重要】2段階認証の方法
- トークンはどこにあるか？（「一番上の引き出しの青いケース」など具体的に）
- 認証アプリなら、どのスマホに入っているか？（社用携帯か、個人の携帯か）
- 認証コードが届くメールアドレスはどれか？
特に、「担当者の個人スマホに認証コードが飛ぶ」設定になっている場合は要注意です。これは緊急時に絶対に突破できない壁になります。早急に「社用携帯」や「共有可能なメールアドレス」に設定変更することをお勧めします。
リスト2：関係者連絡先の「文脈」
「電話番号リスト」だけでは不十分です。その人が「どういう用件の時に頼るべき人なのか」という文脈（コンテキスト）が必要です。
現場で困る「田中さん問題」
引き継ぎ資料に「田中さん：090-xxxx-xxxx」とだけ書いてあったことがあります。
緊急時に電話をすべきなのか？ それともこの人は営業先の担当者なのか？ あるいはビルの管理人なのか？
「誰だか分からないから電話できない」という状況は、緊急時の判断スピードを鈍らせます。
ノートには以下のように書き添えてください。
- 税理士の〇〇先生
（決算、税務調査対応、年末調整の相談役） - 社労士の〇〇さん
（給与計算のミス、社会保険の手続き、助成金関係） - システム担当の〇〇社
（ネットが繋がらない、PCが壊れた、変なメールが来た時） - 大家さん・管理会社
（水漏れ、鍵の紛失、蛍光灯の交換など）
「どんなトラブルが起きたら、誰に電話すればいいか」が紐付いていることが重要です。
リスト3：年間カレンダーと「隠れた締め切り」
ルーチンワークには「毎月」のものと、「年に1回」のものが混在しています。特に「年に1回」の業務は、担当者以外には存在すら知られていないことが多いです。
- 毎月の業務
給与計算（〇日締め〇日払い）、請求書発行（〇日）、源泉税納付（10日） - 年間の業務
- 労働保険の年度更新（6-7月）
- 算定基礎届（7月）
- 年末調整（11-1月）
- 償却資産税の申告（1月）
これらをカレンダー形式で書き出し、「この時期に、茶色い封筒が役所から届くので注意」といった「予兆」もメモしておくと、代理の人は非常に助かります。
「神Excel」と「呪いのマクロ」を解く
物理的な情報の次は、デジタルデータの「中身」についてです。
長年、一人で業務を改善してきた担当者の方ほど、Excel（エクセル）のスキルが高く、素晴らしいツールを自作されています。
しかし、その高度なスキルが、後任者にとっての「呪い」になることがあります。
私が震えた「マクロのエラー画面」
ある現場で引き継いだExcelファイルを開いた瞬間、画面が真っ赤になり「実行時エラー」が表示された時の絶望感は忘れられません。
裏側のVBA（マクロ）コードを開くと、そこには数百行にわたる複雑なプログラムが書かれていました。コメント（注釈）は一切なし。変数の名前も「a」とか「b」といった意味不明なものばかり。
作ったご本人は天才的に頭の良い方だったのでしょう。しかし、そのツールは彼が退職した瞬間、誰も触れない「不発弾」になってしまったのです。結局、そのツールを解析・修正するのに3日かかりました。
「枯れた技術」こそが最強である
バックオフィスにおける業務改善の鉄則は「自分よりスキルの低い人でも直せるように作る」ことです。
- VBAより関数、関数より手作業
自動化は素晴らしいですが、メンテナンス不能な自動化はリスクです。あえてマクロを使わず、作業列を増やして簡単な関数（VLOOKUPやSUMIFなど）だけで処理する方が、緊急時には誰かが修正できる可能性が高まります。 - 「触るな危険」の可視化
数式が入っているセルには背景色をつけて「入力不可」と明記する。入力すべきセルだけを黄色にする。こうした「見た目のガイド」があるだけで、壊されるリスクは激減します。 - 注釈（コメント）は「未来の自分」への手紙
もしどうしても複雑な処理が必要な場合は、「なぜこの計算をしているのか」をメモ機能やセルの横にテキストで残してください。「ここは消費税の端数処理で、切り捨てにしています」といった一言があるだけで、後任者は救われます。
マニュアルは「書く」のではなく「撮る」
「そうは言っても、マニュアルを作る時間なんてない！」
その通りです。多忙な一人担当者に、Wordでスクリーンショットを貼って説明文を書く時間はありません。
そこでおすすめなのが、「画面録画（スクリーンキャスト）」です。
Zoomの「一人会議」機能や、Windows標準の「Snipping Tool（動画）」を使って、独り言を言いながら作業をしている画面を録画してください。
「えーと、まずこのサイトを開きます。IDはこれで……あ、ここは読み込みに時間がかかるので焦らないでください。で、ここのボタンを押すと……」
こんな調子の「実況動画」で十分です。
これなら、マニュアル作成時間は「実際の作業時間」と同じです。文章では伝わりにくい「クリックする場所」や「待ち時間」のニュアンスまで完璧に伝わります。
動画ファイルのファイル名を「【手順動画】給与計算のやり方.mp4」として、デスクトップの分かりやすい場所に置いておけば、それが最強の引き継ぎ資料になります。
デスクトップは「樹海」ではない
物理的なノート、アナログな手順と来て、最後は「デジタルデータの置き場所」です。
多くの現場で目にするのが、担当者のPCのデスクトップが、アイコンで埋め尽くされている光景です。
「最新版」がどれか分からない問題
私が担当したある現場では、共有サーバーはあったものの、誰も使っていませんでした。
理由は「遅いから」。
全員が自分のデスクトップにファイルを保存し、メールで送り合っていました。
恐ろしいことに、同じ契約書のドラフト版が、AさんのPCには「契約書_修正.docx」、BさんのPCには「契約書_最終.docx」、CさんのPCには「契約書_new.docx」として存在していました。
どれが本当の「最新」なのか？ 結局、ファイルを開いて中身の日付を目視確認する羽目になり、大きな手戻りが発生しました。
「個人」から「チーム」のフォルダへ
もし、あなたが明日から1ヶ月入院することになったら、代わりの人があなたのPCを開きます。その時、デスクトップが樹海状態だと、代行者は遭難します。
- 「ローカル保存」の禁止
デスクトップや「ドキュメント」フォルダへの保存をやめ、Googleドライブ、OneDrive、Dropboxなどの「クラウドストレージ」か、社内の共有サーバー（NAS）に保存する癖をつけましょう。これなら、PCが壊れてもデータは残ります。 - ファイル名に「日付」をつける
ファイル名の頭に「yyyymmdd（年月日）」をつける。これだけで世界が変わります。- × 議事録.txt
- ○ 20260202_定例会議事録.txt こうすれば、フォルダ内で名前順に並び替えるだけで、自然と時系列に整理されます。「最新版」を探す時間がゼロになります。
- 「ゴミ箱」という名のアーカイブ
古いファイルを消すのが怖い場合は、「old」や「archive」というフォルダを作り、そこに放り込んでください。現役のフォルダには常に「今使うもの」だけがある状態を保つ。これも優しさです。
経営者と担当者へ贈る「心の処方箋」
最後に、テクニック以上に大切な「心」の話をさせてください。
業務の属人化を解消しようとする時、最大の壁になるのはシステムではなく、人間の「感情」です。
担当者の方へ：「手放す」ことは「成長する」こと
あなたが一生懸命作ったマニュアルやリストを公開する時、少し寂しい気持ちや、不安な気持ちになるかもしれません。
「これを知っているのは私だけ」という状態は、ある種の聖域であり、安心感を与えてくれるからです。
しかし、あえて言います。
「あなたがいなくても回る会社」を作れた時、あなたの市場価値は最大になります。
PMOの視点で見れば、「自分にしかできない作業」にしがみついている人は、リスク要因でしかありません。逆に、業務を標準化し、誰にでもできる形に落とし込める人は「業務改善のプロ」として高く評価されます。
情報をオープンにすることは、自分の仕事を奪われることではありません。ルーチンワークを手放し、経営サポートや企画など、より付加価値の高い仕事へステップアップするための準備なのです。
そして何より、「携帯の電源を切って、心から安心して旅行に行ける」。その自由を手に入れてください。
経営者の方へ：バックオフィスは「コスト」ではなく「保険」
「事務員がマニュアルを作っている時間なんて、利益を生まないじゃないか」
もしそう思うなら、考えを改めてください。
担当者が業務を整理し、引き継ぎ書を作っている時間は「会社の存続リスクを下げるための保険料」です。
彼ら・彼女らが安心して休める環境を作ることは、離職率を下げ、長期的な安定経営に直結します。
担当者が「実は、業務の棚卸しをしたいのですが」と言ってきたら、どうかその時間を認め、評価してあげてください。「今までブラックボックスだった中身を見せてくれてありがとう」と感謝を伝えてください。
その一言が、孤独な「ひとり総務」を救います。
どうしても手が回らない時は
ここまで、ノートの作り方や考え方をお伝えしてきました。
「頭では分かったけれど、日々の業務に忙殺されて、ノート1冊作る時間すらない」
「業務が複雑すぎて、どこから手をつけていいか分からない」
そんな方も多いと思います。それが現実です。
もし、自力での解決が難しいと感じたら、私たち「うしろぽっけ」を頼ってください。
私たちは、単なるシステム開発屋ではありません。
PMOとして、数々の現場で絡まった糸を解きほぐしてきた経験があります。
- 現在の業務の洗い出し（棚卸し）
- 「これだけは外せない」重要業務の特定
- 明日から使える簡易マニュアルの作成支援
- 身の丈に合ったツール選定
これらを、あなたの隣で、伴走しながらお手伝いします。
「うしろぽっけ」という名前には「困った時にサッと取り出せるハンカチのように、いつも後ろのポケットに控えていたい」という想いが込められています。
まずは、お気軽にご相談ください。
あなたが安心して「今日は休みます」と言える日が来るまで、私たちがサポートします。
「どこから手をつけたらいいか
分からない」
そんな時は、現状の整理から
お手伝いします。
（無理な営業は一切いたしません）
