その引き継ぎ書、本当に「次の人」が読んで動けますか？
「立つ鳥跡を濁さず」という言葉がありますが、最近のオフィスでは、少し様子が違います。
生成AIなどのツールを使えば、誰でも短時間で、見た目が美しく、整然とした業務マニュアルを作れるようになりました。しかし、いざ後任者がその「完璧なマニュアル」を開いて業務を始めると、なぜか現場が止まってしまう。そんな「引き継ぎの失敗」が増えています。
「書いてある通りにやったのに、エラーが出ました」
「マニュアルには書いてないけど、この場合はどうすればいいんですか？」
美しく整ったドキュメントの裏側に、本当に必要な「現場の知恵」が抜け落ちてしまっているのです。本記事では、退職や異動を控えたあなたに向けて、AIの力を借りて効率化しつつも、そこに人間ならではの「温度感」を吹き込み、後任者が安心して働けるようにするための「愛のある引き継ぎ術」について解説します。
綺麗なフローチャートには載らない「現場の地雷」
私が以前いた現場で、とても優秀な方が退職された時の話です。
その方はChatGPTを使いこなし、それはそれは立派な引き継ぎ資料を残してくれました。業務フロー図は完璧、手順も1から10まで番号が振られ、誰が見ても美しい資料でした。
しかし、後任の担当者が業務を引き継いで1週間後、その部署はパニックになりました。
なぜなら、そのマニュアルには「すべてが順調に進んだ場合の、晴れの日のルート」しか書かれていなかったからです。
現場の業務は、生き物です。
「月末はシステムが重くなるから、午前中に処理を済ませないといけない」とか、「B社の担当者は電話よりもメールを好む」といった、マニュアル化しにくい「例外」や「暗黙知」で回っている部分が実は大きいのです。
特に重要なのが「地雷」の位置です。「このボタンをうっかり押すと何が起きるか」「この人にこの頼み方をすると怒られる」といったネガティブな情報は、AIの学習データには存在しません。
綺麗なマニュアルを渡されて安心していた後任者は、最初のトラブルが起きた瞬間、地図のない森に放り出されたような不安に襲われます。本当に必要なのは、整った教科書ではなく、先輩が教科書の隅に書き込んでくれた「ここはテストに出るぞ」「ここは間違えやすいぞ」という赤字のメモのような情報だったのです。
AIには「骨組み」を作らせ、人間は「赤ペン先生」になる
では、退職までの限られた時間で、どうすれば「使える引き継ぎ」ができるのでしょうか。
全ての情報を手書きにする必要はありません。AIと人間の役割分担を明確にすることで、効率と安心を両立させましょう。
1. 手順の「下書き」はAIに丸投げする
まず、業務の大枠や手順の書き出しは、AIツールに任せてしまいましょう。「〇〇業務の手順をリスト化して」と指示すれば、数秒で骨組みが出来上がります。画面キャプチャを貼る作業や、フォーマットを整える作業も、ツールを使えば一瞬です。ここで時間を浪費するのはやめましょう。
2. 人間は「注釈（コメント）」を入れることに全力を注ぐ
AIが作った無機質なマニュアルに、あなたの経験という「色」を塗っていきます。
例えば、手順書の横に、こんな「一言メモ」を追記してください。
- ここはよく間違えるポイント。私も3回やらかしました
- この処理は時間がかかるので、先にお茶を入れて待機するのがおすすめ
- もし部長に聞かれたら、こう答えておけばOK
この、あえて少し崩した「ぶっちゃけ話」や「失敗談」こそが、後任者が一番知りたい情報です。「前の人もここで失敗したんだ」と分かるだけで、後任者のプレッシャーは驚くほど軽くなります。
3. ニュアンスは「動画」で残す
文章にするのが難しい「コツ」のようなものは、画面操作をしながら独り言のように解説する動画を撮ってしまいましょう。AIには言語化できない身体感覚も、動画なら伝わります。
「情報の洪水」が、後任者の自信を奪っている
引き継ぎにおいて、多くの人が陥る罠があります。それは、「情報を全部渡せばいい」という勘違いです。
優先順位の迷子
デジタル化によって、過去のデータや関連資料をいくらでもフォルダに保存できるようになりました。「念のため、あれもこれも入れておこう」。その結果、引き継ぎフォルダは数千ファイルの山となり、後任者はその前で立ち尽くします。
AIで整理された膨大なデータは、ガイドがいなければただの迷宮です。「結局、毎日見るべきファイルはどれ？」という一番知りたいことが埋もれてしまいます。
「なぜ？」の欠落
「手順」は残っていても、「なぜそのやり方をしているのか」という「背景（コンテキスト）」が伝承されていません。
背景がわからないと、後任者は業務改善の判断ができません。「変えていいのか、変えたらマズいのか」がわからず、非効率なやり方を恐る恐る続けることになります。これは、組織としての成長を止めてしまう大きな要因です。
「完璧」を目指さず、「安心」を手渡すのが本当の仕事（課題に対する解決策）
「立つ鳥」であるあなたが最後に残すべきは、完璧なデータではなく「安心」です。そのために、以下の3つのアプローチを推奨します。
1. 「困った時の連絡先リスト」こそ最強のマニュアル
業務手順よりも優先して作るべきなのが、「社内攻略マップ」です。
「請求書で困ったら経理の〇〇さん（お菓子が好き）」
「PCのトラブルは総務の△△さん（午前中は忙しい）」
といった、キーマンの連絡先と、その人とうまくやるためのちょっとしたヒントを残しましょう。これさえあれば、後任者はどんなトラブルが起きても「誰かに聞けばなんとかなる」という安心感を持って業務にあたることができます。
2. トラブルシューティング（異常系）を厚くする
AIにマニュアルを作らせる際、あえて「よくある失敗パターン」や「過去のトラブル事例」を学習させ、Q&A集を作らせます。
「順調な時」の手順は薄くて構いません。人間が本当に困るのは「異常事態」です。そこにリソースを割くことで、実用性は格段に上がります。
3. 「うしろぽっけ」的、スモールステップの導入
最初から100点を目指さないこと。「まずはこれだけできれば合格」という、最初の1週間のための「入門編ガイド」を用意します。
全てを網羅しようとせず、相手が消化できるサイズに情報を切り分ける。この「配慮」こそが、AIにはできない人間らしい仕事です。
まとめ：次の人のポケットに、そっと「お守り」を入れる気持ちで
業務引き継ぎとは、単なる「データの移動」や「作業の伝達」ではありません。
それは、これからその仕事を担う人が、孤独にならず、安心して働けるようにするための「環境づくり」です。
AIを使えば、立派な書類はすぐに作れます。でも、それだけでは不十分です。
そこに、あなたの失敗談や、ちょっとしたコツ、励ましの言葉といった「人間らしいノイズ」を混ぜ込んでください。
後任の方が資料を開いた時、「あ、ここにもメモがある。ふふっ、前の人も苦労したんだな」と少し肩の力が抜ける。
そんな体温のある引き継ぎこそが、AI時代に求められる最高の仕事です。あなたの残すメモ書きが、次の誰かにとっての「お守り」になりますように。
引き継ぎでバタバタする前に、「整理整頓」のお手伝いをさせてください
「退職日まで時間がないのに、マニュアルが終わらない」
「業務が複雑すぎて、後任者にどう説明すればいいかわからない」
そんな時は、ひとりで抱え込まずに「うしろぽっけ」を頼ってください。
私たちは、複雑に絡み合った業務の糸をほぐし、誰でもわかるシンプルな形に整えるのが得意です。
立派なシステムを導入する前に、まずは今の業務を「うしろのポケット」に入るくらいシンプルに整理してみませんか？
あなたの新しい門出が、残る人たちにとっても「良い変化」となるよう、私たちが全力でサポートします。
